（制定）
2025年（令和7年）4月1日
（目的）
第１条 この規約は、元町南町内会（以下「本会」という）が保有する個人情報の適正な取り扱いに関する事項を定めることによって、町内会活動の円滑な運営を図り、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規約において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。
（責務）
第３条 本会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、町内会活動において個人情報の保護に努めるものとする。
（周知）
第４条 本会は、この規約を、総会資料又は回覧により、少なくとも毎年１回は会員に周知する。
（管理者・取扱責任者・取扱者）
第５条 本会が保有する個人情報の管理者及び取扱責任者は町内会長（以下「会長」という。）、取扱者は町内会長が指名した者とする。
（管理）
第６条 本会が収集した個人情報は、会長又は会長が指名する役員が保管するものとし、適正に管理する。
２ 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄するものとする。
３ 会員名簿については、配付を受けた者が適正に管理するものとする。
（守秘義務）
第７条 第５条に規定する者は、職務上知った個人情報について、第１０条及び第１１条に定める場合を除き、利用又は提供を行わないものとする。また、その職を退いた後も同様とする。
（監督）
第８条 管理者は、取扱者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、取扱者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（個人情報の取得）
第９条 本会は、「会員名簿作成に関する調査票」「弔慰金に関する届出（報告）書」「敬老祝に関する届出書」「会員の異動等（転出・転入）に関する届出（報告）書」などにより、個人情報を取得するものとする。
２ 本会が取得する個人情報は、氏名（家族、同居人を含む）、住所、電話番号、生年月日、性別、緊急時における援護の要否及び連絡先、援護を必要とする理由その他のうち、本人が同意する事項とする。
３ 本会が個人情報を取得する際は、第１０条に定める利用目的を速やかに本人に通知するものとし、利用目的を変更した場合も同様とする。
４ 本会が第三者から個人情報を取得する場合は、取得の経緯を確認し、取得年月日、提供者の氏名、取得した情報の内容等を記録（様式－個２）するものとする。
５ 本会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
６ 取得した個人情報の内容にかい離が生じた等、更新の必要があると認められる場合は、必要に応じて再確認を行い、最新の情報を取得するものとする。
（利用）
第１０条 本会が保有する個人情報は、次に掲げる目的に沿った利用を行うものとする。
（１）会議開催、会員管理、会費等の徴収、その他町内会活動に係る案内など
（２）会員名簿の作成及び地図の作成
（３）会員相互の親睦を高める活動
（４）入学祝、敬老祝等の対象者把握
（５）見守り活動、緊急時の要援護者への支援活動・安否確認
（提供）
第１１条 本会が保有する個人情報は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供してはならない。
（１）法令に基づく場合（警察、裁判所等からの照会等）
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（災害時における被災者情報の家族及び自治体等への提供等）
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（不登校、児童虐待の恐れがある情報を関係機関で共有する場合等）
（４）国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合（統計調査等への回答等）
（５）その他、委託により個人情報を提供する場合（法人間での委託契約）
（６）個人情報のうち役員に関するもので、札幌市、東区、連合町内会、社会福祉協議会又はこれらに準じる公共的団体・学校等が町内会に関わる事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合
２ 第１項各号の定めによらず本人の同意を得て個人情報を提供する場合は、提供年月日、受領者の氏名、提供した情報の内容等を記録（様式－個３）するものとする。
３ 第１項第５号により個人情報を提供する場合は、委託を受けた者において個人情報の安全管理が図られるよう、当該個人情報の取扱いについて契約書に定めるほか、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（個人情報の開示）
第１２条 本会は、取得した個人情報について、本人から開示の申し出があった場合は、遅滞なく開示しなければならない。ただし、次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（２）本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（３）他の法令に違反することとなる場合
（個人情報の訂正等）
第１３条 本会は、取得した個人情報について、本人から訂正、追加、削除等の申し出があった場合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく内容の訂正等を適切に行わなければならない。
（苦情の処理及び相談窓口）
第１４条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとし、苦情相談窓口は会長とする。
（漏えい発生時等の対応）
第１５条 取扱者は、個人情報を漏えい、滅失、き損等の発生に係る事実を把握した場合は、速やかに管理者に連絡するものとする。
２ 管理者は、前項の連絡を受けた場合、事実及び原因の確認、被害拡大の防止、本人への連絡、再発防止等の対応を行う。
（附 則）
第１条 この規約は、2025年（令和7年）4月1日から施行する。但し、方針内容および名称や文言に誤りがあった場合、速やかに規約内容を修正するものとする。